אינטרקום למשרד: מה צריך משרד קטן ומה צריך בניין משרדים

יום ראשון, 9:40 בבוקר. שליח עומד מול הדלת של משרד רואי חשבון בקומה רביעית, מצלצל שלוש פעמים, ואף אחד לא עונה. המזכירה בחופש, השותף בפגישה, ושני העובדים בחדר הישיבות עם אוזניות. החבילה חוזרת למחסן. מוכר לכם? הפאנל עבד מצוין. הבעיה הייתה לאן השיחה הלכה, וזה החלק בבחירת אינטרקום למשרד שרוב האנשים מדלגים עליו.

במשרד, השאלה המעניינת היא פחות "איזה פאנל" ויותר "מי עונה, מתי, ומה קורה כשאף אחד לא עונה". משרד של חמישה אנשים עם דלת אחת ובניין משרדים של שמונה חברות בקומות שונות הם שני עולמות. בקצרה: משרד קטן צריך פאנל יחידני ושיחה שמגיעה לטלפונים של העובדים; בניין משרדים צריך פאנל רב-מנויים בלובי, ניהול מרכזי, ולפעמים גם בקר מעלית.

אינטרקום למשרד אחד או לבניין משרדים: מה ההבדל בפועל?

משרד יחיד עם דלת אחת צריך פאנל כניסה יחידני: כפתור אחד, מצלמה, ממסר שפותח את המנעול. אין רשימת דיירים, אין חיפוש שמות. מה שכן חשוב: שהשיחה תגיע למקום שבאמת עונים בו.

בניין משרדים רב-דיירי צריך פאנל רב-מנויים בכניסה הראשית, עם מסך ולחצנים לחיוג לחברה שאליה האורח מגיע. כל חברה בבניין מקבלת את השיחות שלה בלבד, והניהול (מי מורשה להיכנס, מתי, לאיזו קומה) עובר למערכת מרכזית.

יש גם מצב ביניים, ותכלס הוא נפוץ יותר ממה שחושבים: משרד אחד, אבל עם כניסה ראשית, דלת עובדים מאחור וחדר שרתים שרק שניים צריכים להיכנס אליו. כאן כבר מדברים על אינטרקום פלוס בקרת כניסה.

קבלה או טלפונים של העובדים: מי עונה לאינטרקום?

זו ההחלטה הכי חשובה, והיא נקבעת בתוכנה ולא בחומרה.

במערכת IP, האינטרקום הוא בעצם עוד שלוחה ברשת. SIP הוא הפרוטוקול הסטנדרטי להקמת שיחות קול ווידאו ברשת, אותו פרוטוקול שמרכזיות טלפון משרדיות מדברות בו. המשמעות: השיחה מהדלת יכולה לצלצל במסך פנימי בקבלה, בטלפון IP על השולחן, או באפליקציה בסמארטפון.

בתוכנת הניהול BAS-IP Link המנהל מגדיר כללי העברה יומיים. בפועל זה נראה ככה: בשעות הקבלה השיחה מגיעה לעמדת הקבלה. אחרי שעה מוגדרת היא עוברת לטלפונים של העובדים. בלילה ובסופי שבוע היא מגיעה רק למנהל המשרד, או לאף אחד. לפי עמוד התוכנה באתר של BAS-IP, למערכת יש שרת SIP מובנה שמקבל שיחות ממנויי SIP שונים, ולכן אפשר לחבר אותה גם למרכזייה קיימת.

לדעתי, אינטרקום למשרד בלי פקידת קבלה קבועה צריך לצלצל קודם כל בטלפונים של העובדים, לא במסך פנימי. מסך על הקיר בפינת המטבחון נשמע נחמד, אבל אף אחד לא עומד לידו כשהשליח מצלצל.

שימו לב לרישוי: לפי BAS-IP, האפליקציה, הקונסיירז' הווירטואלי ושרת ה-SIP המובנה בגרסה המותקנת מקומית דורשים רישיון Business או Corporate של התוכנה. תבררו את זה מראש ולא אחרי שהציוד כבר על הקיר.

אורחים, שליחים וקודי QR

הכאב הכי גדול של משרדים הוא כל מי שאינו עובד: לקוחות, טכנאי המזגן, שליחי אוכל, נציג הבנק.

בחבילת Link Cloud Plus של BAS-IP אפשר להנפיק לאורח גישה זמנית ישירות מהסמארטפון, עם חלון זמן מוגדר: קוד QR, קוד גישה או לוחית רישוי. הלקוח שמגיע לפגישה ב-14:00 מקבל קוד QR בהודעה, סורק מול הפאנל ונכנס. הקוד לא עובד מחר. ואף אחד לא קם מהשולחן.

ובבניין עם מעלית? כאן זה נהיה מעניין. התוכנה מאפשרת להגדיר לכל מזהה, כולל מזהי אורחים, רשימת קומות שאליהן המעלית רשאית לנסוע. האורח של חברה בקומה 6 יכול לבחור במעלית רק את קומה 6, ולא "בטעות" את קומה 3.

אם אתם צריכים גם רישום מסודר של מבקרים (מי הגיע, מתי, אצל מי), זה כבר תחום של תוכנת יומן מבקרים, ועל זה כתבנו מדריך נפרד בבלוג, "תוכנת יומן מבקרים".

בקרת כניסה למשרד: שעות עבודה, כרטיסים ומעלית

אינטרקום פותר את מי שמצלצל. בקרת כניסה למשרד פותרת את מי שלא צריך לצלצל בכלל: העובדים.

שעות עבודה. בתוכנת Link יש מדור של לוחות זמנים לצד ניהול המזהים, שמגביל גישה של מזהים לפי ימים ושעות. כך אפשר להגדיר, למשל, שכרטיס של עובד במשמרת בוקר פותח את הדלת רק בימים ובשעות שנקבעו לו, ושכרטיס של חברת הניקיון עובד רק בערב.

כרטיסים וטלפונים. הפאנלים של BAS-IP מקבלים כרטיסי RFID, קודי QR ואת UKEY, שהופכת את הסמארטפון למפתח דרך Bluetooth או NFC. עובד ששוכח כרטיס בבית עדיין נכנס.

דלתות נוספות. כשיש יותר מדלת אחת, נכנס לתמונה בקר כניסה. הבקר CE-44P תומך בשני קוראי Wiegand ובשני קוראי OSDP, עם ארבעה ממסרים מובנים ושמונה כניסות אות לחיישן דלת, לחצן יציאה ואזעקת שריפה. Wiegand הוא פרוטוקול ותיק לחיבור קוראי כרטיסים, ולכן אפשר לרוב להשאיר קוראים קיימים במקום. כדאי לוודא תאימות לכל קורא ספציפי לפני שמתחייבים.

מעלית. בקר המעלית EVRC-IP מתחבר לבקר המעלית הקיים במגעים יבשים ומפעיל קומה לפי ההרשאה של מי שהזדהה בכניסה, עד 16 קומות לבקר. אפשר לחבר אליו גם מגעי אזעקת שריפה, כך שהמעלית ננעלת אוטומטית במצב חירום. בפועל, החיבור תלוי בחברת המעליות שלכם, ואת זה בודקים מול הטכנאי שלה לפני ההזמנה.

אילו דגמים מתאימים: אינטרקום למשרד לפי גודל

פאנל AV-03BD הוא פאנל יחידני שמיועד במפורש למשרדים ולמרכזי עסקים. מצלמת 2MP בזווית 90 מעלות, פתיחה בקוד QR, בקישור אורח, בכרטיס או ב-UKEY, יציאת Wiegand לחיבור לבקרת כניסה, הזנה ב-PoE (חשמל ונתונים בכבל רשת אחד) ודרגת הגנה IP64. גוף פלסטיק אלגנטי, כך שהוא מתאים יותר לדלת בתוך מבנה מקורה מאשר לשער ברחוב.

פאנל AA-07FBI הוא פאנל רב-מנויים עם מסך צבעוני 4.3 אינץ', זיהוי פנים של עד 10,000 פנים רשומות, גוף אלומיניום בדרגת IP65 ו-IK07, ולולאת השראה למכשירי שמיעה. זה הפאנל לכניסה הראשית של בניין משרדים.

ככה זה נראה כשמתאימים אינטרקום למשרד לפי הגודל שלו:

הטבלה היא נקודת פתיחה. מספר הדלתות, סוג המנעולים והתשתית הקיימת משנים את התמונה, אז שלחו לנו את מספר הדלתות, הדיירים והקומות ונחזור עם הצעה.

מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים אינטרקום למשרד?

• פרטיות. מצלמה בכניסה, ובעיקר זיהוי פנים של עובדים, נוגעים ישירות בפרטיות שלהם. לפני שמפעילים זיהוי פנים לעובדים, כדאי לבדוק עם היועץ המשפטי מה דיני הגנת הפרטיות דורשים מכם, ולתת לעובדים חלופה כמו כרטיס או טלפון.
• רשת. אינטרקום IP יושב על הרשת של המשרד. תאמו עם איש ה-IT רשת נפרדת (VLAN) לאינטרקום, ומתג שמספק PoE לפי תקן 802.3af, שבו הפאנלים האלה תומכים.
• רישוי ותוכנה. מה כלול בגרסה הבסיסית ומה דורש רישיון מתקדם. ההבדל הזה קובע אם השיחה בכלל תגיע לטלפון שלכם.

בשורה התחתונה: אינטרקום למשרד טוב הוא כזה שאף אחד לא צריך לחשוב עליו. השליח נכנס, הלקוח סורק QR, העובד מעביר כרטיס, ובשבת אף אחד לא מקבל שיחות. את החומרה בוחרים לפי מספר הדלתות והדיירים. את כללי הניתוב שווה לכתוב על דף לפני שמזמינים משהו.